מנהל/ת משרד

רקע
מערך המזכירות מרכז את הקשר עם תושבי המינהל בתחומים שונים ומגוונים. עבור התושבים, צוות המינהל וחברי ההנהלה המזכירות מהווה 'מרכז העצבים' של הארגון והיא מוקד זמין לידע.
המזכירות מרכזת את תהליכי הרישום והגבייה של המינהל תוך שימוש בתוכנות ייעודיות ובערוצי תקשורת שונים.

​

משימות מרכזיות 

• ניהול צוות המזכירות

• ניהול קבלת קהל ופניות תושבים בערוצי התקשורת של המינהל עם תושבים: קבלת קהל פרונטאלית, מייל, טלפון, וואטסאפ וכו'

• אחריות על הגבייה ממשתתפים, ניהול קופות וכו'

• ניהול משרד עבור המנכ"ל 

• ניהול יומן פגישות ותיאום פעילות של גופי המינהל השונים. 

• ריכוז ואחריות על העברת מידע לתושבים ולצוות

• השתתפות בצוות מינהלה (כספים, משאבי אנוש ותפעול)

• עבודה וקשר עם גורמי חוץ – עירייה, מוסדות, מחוז ירושלים של החברה למתנ"סים וכו'

• ריכוז פרוטוקולים מישיבות הנהלה וועדות שונות

​

​

​

דרישות המשרה:

1. עבודה במשרה מלאה 

2. עבודה בשעות הבוקר ושתי משמרות אחר הצהריים. (נדרשת גמישות בתקופות רישום)

3. השכלה  - תואר ראשון.

4. ניסיון של שלוש שנים (לפחות) בעבודת מזכירות.

5. ניסיון בניהול משרד/לשכה (יתרון)

כישורים ומיומנויות:

• שירותיות גבוהה

• יכולת עבודה בעומס ותחת לחץ.

• כושר תכנון, ארגון ותיאום.

• יכולת הבעה בכתב ובעל פה.

• שליטה גבוהה ביישומי מחשב (OFFICE)

• אוריינות טכנולוגית גבוהה.

• עברית – על בוריה

• אנגלית ו/או צרפתית - יתרון